Titelbild: © Weingut Waalem
Das Weingut Waalem auf der Insel Föhr steht für hochwertigen norddeutschen Weinanbau, Gastfreundschaft und ein stetig wachsendes Direktgeschäft – online wie vor Ort. Als das Unternehmen zunehmend komplexere Anforderungen an Vertrieb, Veranstaltungen und Buchhaltung zu bewältigen hatte, fiel die Entscheidung: Die Prozesse mussten digital neu gedacht werden. Mit Odoo als Business-Software und Intero Technologies als Implementierungspartner entstand eine Lösung, die alle zentralen Abläufe effizient verbindet – modular, skalierbar und praxisnah.
Ein modernes Weingut mit vielseitigem Geschäftsmodell
Das Weingut Waalem ist Teil der Waalem GmbH & Co. KG, zu der unter anderem auch der traditionsreiche Grethjens Gasthof gehört. Das Unternehmen vereint Produktion, Gastronomie, Onlinehandel und Eventgeschäft – mit entsprechend vielfältigen Prozessanforderungen.
Neben dem Vertrieb über Shopify spielt auch der stationäre Verkauf eine zentrale Rolle. Gleichzeitig wächst der Veranstaltungsbereich rund um Weinproben und Events – bald ergänzt durch ein neu gebautes Besucherzentrum.
Die bisherigen Abläufe basierten auf dezentralen Tools wie Excel oder E-Mail und konnten mit dem steigenden Anspruch an Transparenz, Automatisierung und Skalierbarkeit nicht mehr mithalten.
Warum Odoo – und warum mit Intero Technologies
Die zunehmende Komplexität im Tagesgeschäft machte deutlich: Es braucht ein zentrales System, das alle relevanten Geschäftsprozesse abbildet. Gesucht wurde eine Lösung, die modular, flexibel und wachstumsfähig ist. Die Wahl fiel auf Odoo – eine moderne, modulare Business-Software mit umfangreichen Standardfunktionen und Raum für individuelle Anpassungen.
Odoo ermöglichte, genau dort anzusetzen, wo der Bedarf am größten war: beim Verkauf, in der Veranstaltungsorganisation und in der Buchhaltung.
Als Odoo Gold Partner haben wir von Intero Technologies das Projekt von der Anforderungsanalyse über die Implementierung bis hin zu Schulungen und individueller Entwicklung begleitet – mit Fokus auf pragmatische Lösungen und eine enge Zusammenarbeit mit dem Team vor Ort.
Der Weg zur zentralen Plattform mit Odoo
Unter der Leitung unseres Projektmanagers Florian Däwes startete das Weingut Waalem Anfang 2025 mit der Implementierung von Odoo. Der Livegang erfolgte in Etappen ab Mitte April – abgestimmt auf den Betriebsalltag und mit klarer Priorisierung. Im Mittelpunkt standen drei zentrale Themen, die parallel entwickelt und umgesetzt wurden:
1. Veranstaltungsbuchung der nächsten Generation
Für die Events auf dem Weingut entwickelte das Team einen maßgeschneiderten Buchungskalender mit Daypicker, der weit über die Standardfunktionen von Odoo hinausgeht. Interessierte können bequem online einen Termin für ihre Veranstaltung auswählen und direkt buchen.
2. Nahtlose Anbindung an den Online-Shop
Der Shopify-Shop, über den der Waalem-Wein vertrieben wird, wurde per Connector direkt an Odoo angebunden. Bestellungen fließen automatisiert ins System, Rechnungen werden vollautomatisch erstellt, gebucht und an die Kund:innen versendet. Das bedeutet deutliche Zeitersparnis, geringere Fehleranfälligkeit und eine konsistente Datenbasis.
3. Kassensystem für Restaurant, Weingut und mobile Einsätze
Im ersten Schritt wurde das Odoo-Kassensystem im Grethjens Gasthof eingeführt – als realer Testlauf für den späteren Einsatz auf dem gesamten Gelände. Nach erfolgreicher Erprobung wurde die Lösung auf das Weingut ausgeweitet. Heute sind im Einsatz:
5 EloPOS-Terminals für feste Verkaufspunkte
7 mobile Stripe-Kartenlesegeräte für EC- und Kreditkartenzahlungen
6 Bondrucker und eine Kassenlade für den stationären Betrieb
Mehrere mobile Endgeräte (iPads und Android-Tablets) mit Odoo PoS – für flexiblen Einsatz bei Veranstaltungen auf der Insel
1 mobiler Barcode-Scanner, um Produkte schnell zu erfassen – auch im Außenbereich
Das System ist so konfiguriert, dass es sowohl im Restaurantbetrieb als auch bei temporären Events reibungslos funktioniert – mit Funktionen wie Live-Umsatzanzeige, Gutscheinverwaltung und mehrwertsteuerkonformer Belegerstellung.
Herausforderungen gemeinsam gelöst
Wie bei vielen Erstimplementierungen einer Business-Software galt es zunächst, intern das nötige Know-how aufzubauen. Wir haben das Team durch gezielte Schulungen, Support und angepasste Prozesse begleitet – mit dem Ziel, Odoo so zu nutzen, dass es den Arbeitsalltag tatsächlich vereinfacht.
Besonderes Augenmerk lag auf den Anforderungen im täglichen Restaurantbetrieb, wo häufig wechselnde Mitarbeitende im Einsatz sind. Die PoS-Prozesse wurden daher bewusst einfach, stabil und fehlerresistent gestaltet.
Gleichzeitig reagierten wir flexibel auf externe Faktoren – etwa Bauverzögerungen beim Besucherzentrum – und hielten dennoch den Fokus auf die priorisierten Module.
Eine Mitarbeiterin übernahm intern die Rolle der zentralen Ansprechpartnerin und spielte eine entscheidende Rolle bei der Etablierung der neuen Prozesse im Team – ein zentraler Erfolgsfaktor für das Projekt.
Das Ergebnis: Mehr Struktur, Effizienz und Überblick
Nach dem erfolgreichen Go-live nutzt das Weingut Waalem Odoo heute als zentrale Plattform für alle wesentlichen Geschäftsbereiche. Die Rückmeldung aus dem Team ist eindeutig: Die Einführung der Business-Software hat die internen Abläufe spürbar professionalisiert – ohne dabei die nötige Flexibilität im Tagesgeschäft einzuschränken.
Die Vorteile im Überblick:
Zentrale Datenbasis statt verteilte Excel-Listen
Nahtlose Verkaufsprozesse – online, stationär und mobil
Automatisierte Buchhaltung mit durchgängiger Dokumentation
CRM-gestützte Kommunikation über eine zentrale E-Mail-Adresse
Live-Auswertungen von Veranstaltungen zur besseren Planung und Nachbereitung
Intuitive Bedienung – auch für wechselndes Personal
Digitalisierung funktioniert am besten im Team
Mit Odoo als System und Intero Technologies als starkem Partner entstand eine Lösung, die Verkauf, Buchhaltung, Veranstaltungen und Kundenkommunikation effizient verbindet. Das Weingut profitiert heute von klaren Strukturen, reduzierter Komplexität und einem System, das mitwächst. Die Einführung zeigt, wie Unternehmen mit vielseitigem Geschäftsmodell durch moderne Business-Software Prozesse nachhaltig verbessern können – praxisnah, zukunftsfähig und im Einklang mit dem Team.
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