Um für Kunden einen zuverlässigen und reibungslosen Service bieten zu können, brauchen Agenturen, Beratungsunternehmen und Softwarehäuser zunächst selbst durchlässige und strukturierte Prozesse. Um eine solche Arbeitsweise zu gewährleisten, setzen sie eine Agentursoftware ein – nur leider nicht immer die richtige. Denn ist der Funktionsumfang nur eingeschränkt, erweist sich eine solche Software sogar eher als Hindernis anstatt als Hilfe. Agenturen benötigen deshalb eine vielseitige, aber auch flexible Software, die dank modularen Aufbaus im Funktionsumfang individuell angepasst werden kann.
Ob Agenturen, Beratungsunternehmen oder Softwarehäuser: Sie alle arbeiten projektbezogen. Diese Arbeitsweise muss eine Agentursoftware perfekt abbilden können, und das gelingt nur, wenn sie ein vollumfängliches Funktionspaket bietet. Oft sind Agentursysteme aber im Umfang eingeschränkt und nur auf bestimmte Geschäftsprozesse fokussiert. Die Folge: Alles um die einzelnen Projekte herum wird nicht oder nur unzureichend durch die Agentursoftware abgebildet, zusätzliche Systeme müssen dafür genutzt werden. Ein paralleles Nebeneinander mehrerer unterschiedlicher Lösungen, die zudem nicht miteinander verbunden sind, hat allerdings negative Auswirkungen auf die Arbeitsweise, da sie Transparenz und Effizienz im Weg stehen. Kundendaten zum Beispiel werden in solchen Fällen häufig in mehreren anstelle nur einer Lösung gepflegt, wodurch Redundanzen entstehen; Mailverläufe sind nicht für alle Projektbeteiligten einsehbar; es schleichen sich Fehler ein, weil Daten manuell von einem System ins andere übertragen werden müssen; oder Projektzeiten werden nur umständlich und womöglich ungenau erfasst und falsch abgerechnet.
Für jeden Prozess eine eigene App
Eine Softwarelösung, die sich vor allem für kleinere und mittlere Agenturen und Unternehmen optimal eignet, ist hingegen die Business Plattform Odoo, die inzwischen als weltweit meistinstallierte Business-Software gilt. „Im Gegensatz zu vielen anderen Agentursoftwarelösungen ist Odoo modular aufgebaut“, erklärt Christian Wolf, Regionalmanager Hamburg beim Odoo Gold Partner Intero Technologies. Für jeden Geschäftsprozess sieht das Programm eine eigene App vor, darunter beispielsweise Anwendungen für Kundenmanagement, Projektmanagement, Zeiterfassung, Abrechnung oder Buchhaltung. 84 Basic-Apps stehen derzeit auf der Plattform zur Verfügung, über 20.000 teilweise kostenlose Apps gibt es insgesamt – Tendenz steigend. Da es sich bei Odoo um eine Open-Source-Lösung handelt, lassen sich einzelne Apps anpassen und eigene Module entwickeln. Für Agenturen gibt es daher auch spezialisierte Apps, die über die Basismodule hinausgehen und speziell für die projektbezogene Arbeitsweise von Agenturen und Beratungsunternehmen geeignet sind; mit diesen lassen sich zum Beispiel Abonnements, Events, Helpdesks, Websites oder das Marketing aus einer Komplettlösung heraus managen. Je nach Bedarf können Apps hinzugefügt oder auch wieder entfernt werden. „Das macht Odoo vor allem als Agentursoftware so interessant, weil es ja nicht die eine Art von Agenturen gibt“, meint Wolf und zielt auf die zum Teil grundverschiedenen Prozesse und Bedarfe in Full-Service-, PR-, Event- oder Consulting-Agenturen ab. Die Business Software bietet daher größtmögliche anwendungsbezogene Flexibilität – weil eben nur die Funktionen genutzt werden müssen, die die jeweilige Agentur auch tatsächlich benötigt.
Die Apps, die von den Agenturen genutzt werden, sind zwar eigenständige Module, aber auch untereinander verknüpft. Kundendaten zum Beispiel werden so in der entsprechenden App gepflegt. Auf sie können die anderen Apps anschließend zugreifen. Das zentralisiert die Datenpflege und verhindert Redundanzen sowie unnötige Mehraufwände indem die Notwendigkeit zur mehrfachen Dateneingabe wegfällt. „Klassische Insellösungen haben keine Schnittstellen zu den anderen Systemen, deshalb gibt es keine Kommunikation untereinander“, erklärt Wolf. Die integrierten Module in der Plattform Odoo hingegen gewährleisten den Datenaustausch und ermöglichen so auch abteilungsübergreifende Analysen zu einzelnen Projekten. „Und das in Echtzeit“, betont Wolf. Agenturen erhalten so eine vollständigere Übersicht über all ihre Prozesse und Projekte.
Fazit
Als Agentursoftware bietet sich die Open Source Lösung Odoo an, vor allem für kleinere und mittlere Häuser. Sie bietet für sämtliche Prozesse die dafür passenden Apps an, die zudem untereinander verknüpft sind. Daten lassen sich so zentral pflegen und ohne Brüche teilen. Agenturen erhalten dadurch einen genauen Überblick über all ihre Projekte; auch die Kommunikation ist für alle Projektbeteiligten nachvollziehbar. Informationen gehen so nicht verloren, was sich nicht zuletzt auch auf die Kundenbeziehung positiv auswirkt.
Jetzt kostenlose Odoo Beratung anfordern!
Rufen Sie uns an unter 03831 44557 0 oder nutzen Sie das Kontaktformular.